STRUKTUR HIMPUNAN MAHASISWA MESIN UNIVERSITAS PAMULANG SERANG

STRUKTUR HIMPUNAN MAHASISWA MESIN UNIVERSITAS PAMULANG SERANG

• disetujui.

KETUA ORGANISASI

1. Pengambilan Keputusan Strategis: Sebagai ketua, Anda harus berperan dalam mengambil keputusan strategis untuk mencapai tujuan organisasi. Anda perlu mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan menentukan arah yang tepat untuk pertumbuhan dan kesuksesan organisasi.
2. Perencanaan dan Pengorganisasian: Menyusun rencana kerja dan strategi jangka pendek dan jangka panjang bagi organisasi. Anda juga perlu mengorganisir kegiatan, acara, dan program-program organisasi.
3. Delegasi Tugas: Sebagai seorang ketua, Anda tidak bisa melakukan semuanya sendiri. Anda harus memilih dan menugaskan anggota tim atau pengurus organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.
4. Koordinasi: Memastikan koordinasi yang baik di antara anggota tim dan pengurus organisasi. Pastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka.
5. Mengadakan Rapat: Mengatur dan memimpin rapat-rapat organisasi secara teratur. Dalam rapat, Anda dapat membahas perkembangan, perencanaan, dan masalah-masalah yang harus dipecahkan bersama.
6. Pengawasan dan Evaluasi: Memastikan bahwa proyek-proyek dan kegiatan organisasi berjalan dengan lancar dan sesuai dengan rencana. Melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja organisasi dan anggota untuk mengidentifikasi area perbaikan.
7. Komunikasi: Berkomunikasi dengan anggota dan pihak eksternal lainnya. Menjadi juru bicara organisasi dan memastikan bahwa semua anggota mendapatkan informasi yang relevan tentang kegiatan dan keputusan organisasi.
8. Pengelolaan Konflik: Jika terjadi konflik di antara anggota organisasi, Anda harus berperan sebagai mediator untuk menyelesaikan perbedaan pendapat atau masalah-masalah yang mungkin muncul.
9. Penggalangan Dana: Bekerja sama dengan anggota tim atau komite untuk mencari sumber pendanaan untuk organisasi, terutama jika organisasi membutuhkan dana untuk melaksanakan proyek-proyek atau acara tertentu.
10. Menginspirasi dan Memotivasi: Sebagai pemimpin organisasi, Anda harus mampu menginspirasi dan memotivasi anggota untuk bekerja keras dan berkontribusi secara aktif untuk mencapai tujuan bersama.
11. Menjaga Citra Organisasi: Menjaga reputasi dan citra organisasi dengan bertindak secara etis dan memastikan bahwa kegiatan organisasi selalu sesuai dengan nilai-nilai dan prinsip-prinsip yang dipegang oleh organisasi.
12. Keterbukaan dan Keterlibatan: Mendukung keterbukaan dan keterlibatan anggota dalam proses pengambilan keputusan dan perencanaan. Menerima masukan dan umpan balik dari anggota untuk memperbaiki kinerja organisasi.

WAKIL KETUA

1. Mendukung Ketua: Mendukung dan membantu ketua dalam pengambilan keputusan strategis dan perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Menggantikan Ketua saat Absen: Ketika ketua tidak dapat hadir atau berhalangan, Anda akan menggantikan ketua untuk memimpin pertemuan atau acara organisasi yang berlangsung.
3. Koordinasi Kegiatan: Membantu dalam mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan, acara, dan program-program organisasi bersama dengan anggota tim atau pengurus organisasi lainnya.
4. Delegasi Tugas: Mendukung ketua dalam menugaskan anggota tim atau pengurus organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dan memastikan pelaksanaannya.
5. Pengawasan Pelaksanaan Proyek: Memantau dan mengawasi pelaksanaan proyek atau program organisasi, memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai dengan rencana.
6. Rapat dan Notulensi: Bersama dengan sekretaris atau anggota tim lainnya, membantu mengorganisir rapat dan mencatat notulensi rapat agar ada catatan resmi tentang pembahasan dan keputusan yang diambil.
7. Hubungan dengan Anggota: Membantu menjaga hubungan yang baik dengan anggota organisasi dan menjadi saluran komunikasi tambahan antara anggota dan pengurus organisasi.
8. Mengatasi Konflik: Berperan sebagai mediator dalam menyelesaikan konflik di antara anggota atau masalah internal organisasi.
9. Penggalangan Dana: Bekerja sama dengan anggota tim atau komite untuk mencari sumber pendanaan tambahan untuk organisasi, jika diperlukan.
10. Perwakilan Organisasi: Dalam beberapa situasi, Anda mungkin diharapkan mewakili organisasi dalam acara atau pertemuan di luar organisasi.
11. Melaksanakan Instruksi Ketua: Melaksanakan instruksi atau arahan yang diberikan oleh ketua dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
12. Menghadiri Pertemuan Internal dan Eksternal: Menghadiri pertemuan internal organisasi dan pertemuan dengan pihak eksternal ketika ketua tidak bisa hadir.
13. Berkolaborasi dengan Pengurus Lainnya: Bekerja sama dengan seluruh pengurus organisasi dalam mencapai tujuan bersama dan memastikan efisiensi dan keberlanjutan organisasi.

BENDAHARA

1. Pengelolaan Keuangan: Mengelola dan merencanakan penggunaan dana organisasi sesuai dengan anggaran dan rencana keuangan yang telah disepakati.
2. Pembuatan Anggaran: Membantu dalam menyusun anggaran organisasi untuk periode tertentu, berdasarkan kebutuhan dan prioritas organisasi.
3. Pencatatan Transaksi Keuangan: Mencatat semua penerimaan dan pengeluaran keuangan organisasi secara akurat dan terperinci.
4. Pelaporan Keuangan: Menyiapkan laporan keuangan secara rutin (bulanan, kuartalan, atau tahunan) dan menyajikannya kepada anggota atau pihak yang berkepentingan.
5. Pengelolaan Kas: Bertanggung jawab atas kas organisasi dan memastikan penggunaan dana sesuai dengan kebijakan organisasi.
6. Penyimpanan dan Pengamanan Dana: Menyimpan uang dan aset organisasi dengan aman, serta mengimplementasikan tindakan keamanan untuk mencegah risiko pencurian atau kerugian lainnya.
7. Pembayaran Tagihan: Mengatur dan membayar tagihan dan kewajiban keuangan organisasi secara tepat waktu.
8. Pengajuan Dana: Mengurus pengajuan dana jika organisasi membutuhkan pendanaan tambahan untuk proyek atau kegiatan tertentu.
9. Pelaporan Donasi: Melacak dan melaporkan donasi yang masuk ke organisasi dari anggota atau pihak luar.
10. Pengawasan Pembiayaan Proyek: Memastikan bahwa proyek atau kegiatan organisasi dibiayai sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan.
11. Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan: Menyusun laporan keuangan tahunan dan mengajukannya kepada otoritas yang berwenang jika diperlukan.
12. Pengawasan Pengeluaran: Memastikan bahwa pengeluaran organisasi dilakukan dengan sesuai dan terdokumentasi dengan baik.
13. Audit dan Pemeriksaan: Mengkoordinasikan proses audit atau pemeriksaan keuangan jika diperlukan.
14. Pengelolaan Rekening Bank: Mengurus rekening bank organisasi dan berkoordinasi dengan bank terkait.
15. Pengajuan Laporan Pajak: Mengajukan laporan pajak organisasi sesuai dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.

SEKERTARIS

1. Mendokumentasikan Pertemuan: Mencatat dan menyimpan catatan rapat atau pertemuan organisasi secara rinci, termasuk keputusan yang diambil dan tugas yang ditugaskan kepada anggota.
2. Korespondensi: Bertanggung jawab atas komunikasi internal dan eksternal organisasi melalui surat, email, atau media lainnya.
3. Pengaturan Jadwal: Mengatur jadwal pertemuan, acara, dan kegiatan organisasi serta menginformasikan kepada anggota terkait dengan waktu dan tempatnya.
4. Mengelola Data Anggota: Menjaga data dan informasi anggota organisasi dengan teratur dan mengupdate basis data anggota jika ada perubahan.
5. Pembuatan Agenda Rapat: Membantu ketua atau pengurus lainnya dalam menyusun agenda rapat agar semua hal yang perlu dibahas terstruktur dengan baik.
6. Pemberitahuan Rapat: Memberi pemberitahuan kepada anggota tentang tanggal, waktu, tempat, dan agenda rapat secara tepat waktu.
7. Distribusi Materi: Mendistribusikan materi rapat atau informasi penting lainnya kepada anggota sebelum pertemuan.
8. Pengarsipan Dokumen: Mengatur dan menyimpan dokumen organisasi dengan rapi dan mudah diakses.
9. Membantu dalam Perencanaan: Mendukung ketua atau pengurus lainnya dalam menyusun rencana dan strategi ke depan untuk mencapai tujuan organisasi.
10. Mengurus Izin dan Perijinan: Mengurus izin dan perijinan yang diperlukan untuk acara atau kegiatan organisasi.
11. Kolaborasi dengan Anggota: Bekerja sama dengan anggota organisasi untuk memastikan informasi terkini tentang anggota dan proyek yang sedang berjalan.
12. Mengurus Komunikasi Internal: Menjaga saluran komunikasi internal organisasi agar tetap aktif dan efektif.
13. Pengingat Tugas: Mengingatkan anggota tentang tugas atau tanggung jawab yang harus mereka laksanakan.
14. Mendukung Ketua: Mendukung ketua organisasi dalam berbagai tugas dan menggantikan ketua saat ia tidak bisa hadir.
15. Pembuatan Laporan Tahunan: Membantu menyusun laporan tahunan organisasi dan menyajikannya kepada anggota dan pihak yang berkepentingan.

 

 

HUMAS

-PENDIDIKAN 

-SOSIAL BUDAYA

-KEROHANIAN

1. Media Relations (Hubungan dengan Media):
• Menjalin hubungan baik dengan media massa (TV, radio, surat kabar, dan media online) untuk memastikan organisasi mendapatkan liputan yang positif.
• Menyiapkan dan mendistribusikan rilis pers untuk menginformasikan media tentang acara, kegiatan, atau prestasi organisasi.
2. Mengelola Media Sosial:
• Mengelola akun media sosial organisasi dan memposting konten yang relevan dan menarik secara rutin.
• Memonitor dan merespons interaksi dengan pengikut media sosial organisasi.
3. Pengelolaan Acara dan Kampanye:
• Membantu merencanakan dan melaksanakan acara atau kampanye publik organisasi.
• Berkoordinasi dengan tim internal dan eksternal untuk keberhasilan acara atau kampanye tersebut.
4. Membangun Jaringan dan Kemitraan:
• Membangun jaringan dan kemitraan dengan organisasi atau lembaga lain, serta para pemangku kepentingan (stakeholders) terkait.
5. Krisis dan Isu Manajemen:
• Menangani situasi krisis atau isu yang berkaitan dengan organisasi dan memberikan respons yang tepat.
• Mengatasi berita atau informasi yang salah atau merugikan tentang organisasi.
6. Pengembangan Materi Promosi:
• Membuat materi promosi seperti leaflet, poster, video, atau materi presentasi untuk keperluan promosi organisasi.
7. Pelaporan Publik dan Laporan Tahunan:
• Menyusun laporan publik tentang kinerja organisasi dan pencapaian tujuan.
• Membantu menyusun laporan tahunan organisasi untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang aktivitas organisasi selama satu tahun.
8. Mengatur Wawancara dan Konferensi Pers:
• Mengurus dan mengatur wawancara dengan media atau konferensi pers untuk mengenalkan berita terbaru dari organisasi.
9. Mengidentifikasi Peluang Promosi:
• Mengidentifikasi peluang promosi dan kerjasama media untuk meningkatkan eksposur organisasi.
10. Pengukuran Kinerja Humas:

• Memonitor dan mengukur kinerja kegiatan Humas untuk menilai dampak dan efektivitasnya.

11. Mengelola Kegiatan Sosial dan Filantropi:

• Mengelola kegiatan sosial dan program filantropi organisasi untuk meningkatkan citra positif di masyarakat.

12. Pembuatan Materi Berita Internal:

• Menyiapkan dan mengirimkan materi berita internal untuk menyampaikan informasi penting kepada anggota organisasi.

Tim Humas berperan penting dalam memastikan organisasi memiliki citra yang positif di mata masyarakat. Sebagai anggota divisi Humas, kemampuan komunikasi yang baik, kreativitas dalam merancang kampanye, serta pemahaman tentang isu-isu terkini sangatlah diperlukan untuk berhasil dalam tugas ini.